Kanban erobert die Filmbranche

Mit den Kanban Boards im Webgate stellen wir Dir und Deinem Team ein neues kollaboratives Projektmanagementtool zur Verfügung. Bilde Deine Arbeitsschritte ab, verfolge und optimiere Deinen Workflow und behalte jederzeit einen schnellen Gesamtüberblick über die Fortschritte in jedem einzelnen Projekt.

Erkenne auf einen Blick, wer an was arbeitet und wie weit fortgeschritten einzelne Teilbereiche Deines Projekts sind. Sieh sofort wo noch Handlungsbedarf besteht, es Probleme gibt, Hilfe benötigt wird oder in welchem Bearbeitungsstadium sich eine Datei, Playlist, etc. befindet.

Was ist Kanban?

Kanban (japanisch für Schild oder Karte) ist eine Arbeitsmanagement-Methode, die ursprünglich aus der Automobilbranche von Toyota kommt. Diese Methode hilft Teams, ihre Workflows und Prozesse zu optimieren.

Klassisches Kanban - Ein einfacher Start für Dein Filmprojekt

Das klassische Kanban gibt Dir einen Überblick über Aufgaben und zeigt, ob eine Aufgabe schon begonnen wurde oder bereits abgeschlossen ist.

Angenommen, Dein Ziel ist der erfolgreiche Abschluss einer Teilaufgabe eines Filmprojekts, z.B. die Vorbereitung eines Drehs. Mit diesem Ziel vor Augen kannst Du Dir ein Board erstellen und dieses bspw. «Drehvorbereitungen» nennen. In diesem Board werden alle anstehenden Aufgaben in Form von Karten niedergeschrieben.

Jede Karte steht hierbei für eine Aufgabe. Jede Aufgabe kann sofort einem Teammitglied zugewiesen werden. Du kannst Dir Karten natürlich auch selbst zuweisen, solltest Du die Aufgabe selbst erledigen wollen.

Kanban arbeitet mit Listen bzw. Spalten, welche die Phasen eines Prozesses repräsentieren. Die einfachste Art von Kanban besteht aus drei Spalten:

To-do

Die erste Spalte enthält Aufgabenkarten, welche dem gesamten Team zeigen, was ansteht und erledigt werden muss.

Hier ein Beispiel: Stehen die finalen Drehorte noch nicht fest und die Produktion muss über eine vorhandene Vorauswahl der Location Bauernhof entscheiden, hätte diese Karte im To-Do den Titel: «Auswahl Drehort Bauernhof außen» und die möglichen Drehorte wären in einer Checkliste gelistet oder über ein angehängtes Dokument in der Karte sichtbar. Du hast somit alle Informationen zu den Drehorten zentral an einem Ort und auf einen Blick ersichtlich.

In Progress

Wenn ein Teammitglied mit der Bearbeitung einer Aufgabe beginnt, weist sie/er sich der Karte zu und zieht die Karte in die nächste Spalte In Progress. Diese Liste zeigt, welche Aufgaben aktuell durch wen in Bearbeitung sind.

In unserem Beispiel, würde sich der Regisseur auf die Karte «Auswahl Drehort Bauernhof außen» eintragen und z. B. den Produzenten ebenfalls der Karte zuweisen. Gemeinsam besprechen sie die in der Karte gelisteten Filmsets.

Done

Ist eine Aufgabe erledigt, wird sie in der Done-Spalte abgelegt. Zusatzinformationen und Ergebnisse können in der Karte dokumentiert werden.

In unserem Beispiel wird die Karte auf Done verschoben, sobald sich der Regisseur mit dem Produzenten geeinigt hat. Im Kommentar der Karte wird vermerkt, für welchen Bauernhof sich entschieden wurde. Das ganze Team weiß jetzt Bescheid, dass die Locations feststehen und findet die Ergebnisse in dieser Karte.

Mit diesem agilen Projektmanagement behält jeder die Übersicht, wer gerade an welcher Aufgabe arbeitet und in welchem Stadium sich eine Aufgabe befindet. Es sorgt für bessere Auslastung, höhere Transparenz und schnellere Iterationen im Projekt. Redundantes und paralleles Arbeiten wird vermieden.

Wie genau funktioniert das im Webgate?

In unserem Beispiel oben wird von Zuweisungen, Checklisten und Anhängen gesprochen, auf diese werden wir gleich nochmal gesondert eingehen. Der Vorteil einer virtuellen Karte ist, dass sie mit Inhalten angereichert werden kann und der Platz nicht ausgeht, wie es bei der analogen Variante - dem Post-It – vorkommen kann.

Personen einer Karte zuweisen

Ein Filmteam besteht aus Spezialisten aus verschiedenen Departments. Da ist es naheliegend, dass bei der Erstellung von Aufgaben schon von vornherein klar ist, wer für eine Aufgabe zuständig sein wird. Um Zuständigkeiten zu verteilen, werden die verantwortlichen Personen direkt auf der jeweiligen Karte als Bearbeiter vermerkt. So weiß jeder im Team Bescheid, wofür sie/er verantwortlich ist. Aufgaben können anfangs auch ohne Bearbeiter angelegt werden, wer die Aufgabe erledigt, trägt sich im Nachhinein selbst als Bearbeiter ein. Fühlt man sich nicht zuständig für eine Aufgabe, löscht man sich als Bearbeiter oder weist eine andere Person der Aufgabe zu.

Checklisten

Checklisten sind eine Auflistung von abhakbaren Punkten, sozusagen To-Do-Listen innerhalb einer Karte. Sie erlauben es, verschiedene Unteraufgaben oder Anforderungen festzulegen.

Du kannst beispielsweise Aufgaben auf mehrere Checklisten verteilen und so eigene Checklisten für unterschiedliche Personen erstellen. In einem Fortschrittsbalken auf der Karte siehst Du jederzeit wie viele Aufgaben erledigt sind.

Labels

Labels erlauben eine Hervorhebung oder Kategorisierung von Karten über die einzelnen Spalten hinaus. Zum Beispiel können Karten mit dem Label «Rechtsabteilung» versehen werden, wenn für das Erledigen der Aufgabe noch ein OK von der Rechtsabteilung eingeholt werden muss. Ein beliebtes Label ist z. B. auch «blocked», welches impliziert, dass noch Inhalte benötigt werden, bevor jemand die Aufgabe erledigen kann.

Feedback und Kommentare

Tausche Dich mit Deinen Teamkollegen über Kommentare auf Karten aus. Diskutiere themenspezifisch und sammle Feedback an einem zentralen Ort.

Markiere Personen in Kommentaren (@Name) um diese automatisch benachrichtigen zu lassen und vermeide E-Mail-Chaos. Abonniere Karten und Boards um über alle Aktivitäten informiert zu werden.

Weitere Kommentarfunktionen

Playlisten und andere Inhalte verknüpfen

Anhänge

An eine Karte kann eine Datei, Playliste, Galerie, Zip-Datei oder ein Dokument angehängt werden, um den Inhalt der Karte zu unterstreichen oder wichtige Informationen mitzuliefern. Alle Inhalte aus dem Webgate Browser können mit einer Karte verlinkt werden.

Bewege die Maus über Playlisten oder Galerien um eine Vorschau der enthaltenen Inhalte zu sehen. Mit einem Klick öffnet sich die Galerie bzw. Playlist. Nur Nutzer die über die nötigen Rechte verfügen, erhalten Zugriff auf Deine Inhalte.

Erledigte Aufgaben archivieren

Ist eine Aufgabe abgeschlossen, kannst Du diese in Dein Archiv verschieben. Dadurch verschwindet die Aufgabe von Deinem Kanban Board und wird im Archiv abgelegt. Wichtige Informationen und Daten gehen nicht verloren und können später im Archiv eingesehen und durchsucht werden.

Die Archivierungsfunktion unterstützt auch beim «Daily Stand Up» - Eurer täglichen Einsatzbesprechung - und steuert so zu einer effektiven Teamarbeit bei. Dabei trifft sich das Team vor dem Kanban Board und bespricht den aktuellen Stand der Aufgaben. Ist z.B. die «Done» Spalte mit vielen Karten gefüllt, können diese über das Kontextmenü der Spalte auf einmal archiviert werden.

Warum Kanban Boards und warum im Webgate?

Ein Kanban-Board hilft Dir und Deinem Team Eure Arbeit zu visualisieren und somit den Überblick zu behalten. Um Dir das Konzept praktisch näher zu bringen, zeigen wir Dir im Folgenden beispielhaft, anhand verschiedener Workflows aus der Filmbranche, wie Euch die Kanban Technik unterstützen und Eure Zusammenarbeit optimieren kann.

Kanban für die Dailies Abteilung im Lab

Kanban in der VFX

Kanban für den Postproduction Supervisor

Board-Mitglieder und deren Rechte

Die Zusammenarbeit im Webgate Board verhält sich ähnlich wie im Webgate Browser. Ein Webgate Nutzer mit der Rolle «Projektadmin» kann Boards erstellen. Automatisch werden alle weiteren Projektadmins und Organisations-Admins mit an «Board» geholt. Alle anderen Mitglieder, egal ob extern oder intern, können dann dazu eingeladen werden.

Jedes Board-Mitglied kann Karten erstellen und löschen, sowie Team Kollegen eine Karte zuweisen. Kommentare auf den Karten können alle Board-Mitglieder sehen. Einzelne Karten und ganze Boards können von den Board-Mitgliedern abonniert werden, um über Neuigkeiten informiert zu werden.

Inhalte, die in Karten aus dem Browser verknüpft sind (z.B. Playlisten, Bilder, …), werden nur denjenigen Nutzern angezeigt, die auch auf den Inhalt Zugriff haben. Diese gelangen mit einem Klick auf den Inhalt zu der jeweiligen Datei im Webgate Browser. Den nicht berechtigten Nutzern wird angezeigt, dass der Inhalt für sie leider nicht sichtbar ist. Alle Nutzer haben Zugriff auf die Kommentare, die Beschreibung der Karten und Checklisten, um über Neuigkeiten und anfallende Sub-Tasks informiert zu bleiben.

Kommunikation und Feedbackschleifen

Alle Teammitglieder können jederzeit von überall auf das Board zugreifen und sind somit up to date und informiert. Besonders bei global verteilten Teams eine notwendige Voraussetzung für gute Zusammenarbeit.

TIPP: Jedes Teammitglied kann zwar den Fortschritt des Boards selbst betrachten, aber empfohlen werden regelmäßige, zeitlich begrenzte (Online-)Termine, in denen kurz und knapp vorgestellt wird, wer an welcher Karte gerade arbeitet. Ein kurzes Team Meeting. Die vorgeschlagene Länge beträgt 10-15 Minuten.

100% DSGVO konforme Kanban Boards

Deine Daten sind bei uns in sicheren Händen. All unsere Server sind ISO 27001 zertifiziert und stehen in der EU. Regelmäßige Audits bescheinigen uns mehrfach im Jahr eine hohe Sicherheit.

Du bist gefragt

Am besten wissen Du und Dein Team über Euren Workflow Bescheid. Daher richte Dir Dein Kanban Board so ein, wie Du es für sinnvoll erachtest. Das Kanban Board im Webgate ermöglicht es Dir und Deinem Team den Gesamtüberblick über die Fortschritte einzelner Aufgaben zu behalten, Aufgaben sichtbar zu machen und klar zu visualisieren, was noch bearbeitet werden muss, wer gerade an was arbeitet, und was bereits erledigt ist.

Wir freuen uns über Feedback! Teile uns mit, wie Du die neuen Boards verwendest und was wir noch verbessern können, damit Du die Boards besser in Deinen Workflow integrieren kannst.

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